1 INNLEDNING
Når du besøker vår nettside, tar kontakt, leier bod hos oss, søker jobb, er ansatt hos oss, gjør oppdrag for oss eller på annen måte er i kontakt med oss, vil vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, formålet med behandlingen og dine rettigheter knyttet til slik behandling.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene er Bodhotell.no AS ved daglig leder. Den daglige oppfølgingen av vårt behandlingsansvar er delegert til vår personvernansvarlig/ personvernkoordinator i virksomheten. Kontaktinformasjon finner du nederst i denne erklæringen.
2 VÅR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER
Nedenfor følger en oversikt over de personopplysninger vi behandler og vårt formål og grunnlag for slik behandling:
- For å kunne inngå og administrere avtaler om utleie av boder, behandler vi leietakers navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, brukernavn og passord (kryptert), leieperiode og kredittkort- og betalingsopplysninger samt eventuell korrespondanse knyttet til inngåelse og oppfyllelse av avtalene. Behandlingsvilkårene vil være leieavtalen.
- For å kunne inngå og administrere avtaler med våre samarbeidspartnere, leverandører og underleverandører og bedriftskunder, behandler vi kontaktpersonen(e)s navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse, samt eventuell korrespondanse knyttet til inngåelse og oppfyllelse av avtalene.
- For å kunne besvare henvendelser som kommer inn til oss registrerer vi navn, telefonnummer, e-postadresse, og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke, samt vår berettigede interesse i slik behandling der dette anses nødvendig for å kunne hjelpe deg med din forespørsel.
- For å kunne administrere interesse for våre utleieobjekter eller spørsmål registrert via kontaktskjema på vår nettside, registrerer vi navn, telefonnummer, e-postadresse, hvilken lokasjon henvendelsen gjelder og innholdet i meldingen. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke eller avtale med oss, samt vår berettigede interesse i slik behandling der dette anses nødvendig for å kunne tilby de prosjekter du har meldt din interesse for.
- For å kunne sende ut markedsføring og informasjon om vår virksomhet, benytter vi navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke eller vår berettigede interesse i slik behandling dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss.
- Ved henvendelser som gjelder rekruttering til nye stillinger oss hos behandler vi innsendte opplysninger om deg, din CV, søknad, attester og referanser. Behandling skjer på grunnlag av det samtykket du har gitt ved å søke stillingen, samt vår berettigede interesse i slik behandling for å kunne administrere våre ansettelsesprosesser.
- For våre ansatte vil lagre arbeidsavtale, kontaktdata, kontaktdata for nærmeste pårørende, CV, attester, ferieoversikt, bonusavtaler mv., som er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen med våre ansatte. Vi vil også lagre opplysninger ut fra hva vi er pålagt av offentlig myndigheter (skatt, sykemeldinger, permisjoner), så som fødselsnummer, betalingsinformasjon, helseopplysninger, mv. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelser i lov. Videre lagres eventuelle timeregistreringer og adgangskontrollopplysninger, samt lagring og publisering av bilde, navn, erfaring og andre relevante opplysninger på ansattprofilen på våre nettsider. Dette ut fra arbeidsavtalen og vår berettigede interesse.
- Vi er lovpålagt å behandle personopplysninger i visse tilfeller, for eksempel for å dokumentere etterlevelse av forpliktelser innenfor skatt, regnskap eller juridiske prosesser. I denne forbindelse kan det være nødvendig å behandle personopplysninger om deg. Det kan for eksempel være nødvendig dersom ditt navn står på en arkiveringspliktig faktura eller kontrakt. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den juridiske forpliktelsen vi er underlagt.
- For ivaretakelse av våre eiendommer og sikkerhet til de som ferdes på eiendommene kameraovervåkes spesielt utsatte områder. I den forbindelse behandles det videobilder av personer som har beveget seg i kameraovervåkede soner. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å ivareta eiendommen og sikkerheten til de som ferdes på eiendommen. Det er skilt som informerer om overvåkingen når man kommer inn på de aktuelle områdene.
- For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler og hvilke innstillinger du kan gjøre i informasjonen som er på nettsiden eller ovenfor.
- Våre nettsider kan inneholde lenker til tredjeparters nettsteder, produkter og tjenester, herunder sosiale medier (f.eks. til Facebook). Tredjepartstjenester eller tredjepartsapplikasjoner som er tilgjengelig på våre nettsteder er underlagt tredjepartens personvernpolicy. Vi oppfordrer deg til å gjøre deg kjent med disse tredjepartenes personvernpraksis.
- På enkelte tjenester i sosiale medier, så som vår profilside på Facebook, vil vi kunne ha et delt behandlingsansvar med den som er ansvarlig for det sosiale mediet (som Meta når det gjelder Facebook), og da gjelder vår personvernerklæring for vårt behandlingsansvar, i tillegg til det sosiale mediets egen personvernerklæring. Vi vil kunne samle inn opplysninger som du publiserer på våre sider i sosiale medier, f.eks. der dette brukes til oppfølging av kundeservice, gjennomføring av konkurranser vi arrangerer eller for egen opplæring. Behandlingsgrunnlaget vil være din avtale med tilbyderen av det sosiale medium, i tillegg til vår berettigede interesse.
Personopplysningene samles inn direkte fra deg ved at du sender eller opplyser det til oss eller våre tjenesteleverandører, bruker våre nettsider eller registrerer dine personopplysninger i en av våre kommunikasjonskanaler. Opplysninger vil vi også i visse tilfeller kunne få fra din bank eller andre av dine tjenesteleverandører eller din arbeidsgiver, der det er relevant.
Ved behov vil Bodhotell.no kunne innhente og registrere personopplysninger fra andre kilder, som for eksempel kontaktinformasjon fra Folkeregisteret.
Bodhotell.no vil av og til bruke eksterne leverandører til å gjennomføre kundeundersøkelser og eventuelle oppfølgingsspørsmål. Det vil alltid informeres om formålet med undersøkelsen. Opplysningene vil ikke bli brukt til andre formål enn det som er angitt. Opplysningene vil ikke bli delt med andre. Hvorvidt undersøkelsen er anonym eller ikke vil bli opplyst på forhånd. Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Bodhotell.no identifisere de som har besvart undersøkelsen.
3 UTLEVERING TIL ANDRE
Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag er avtale med deg eller en lovpålagt plikt til å utlevere informasjonen.
Vi bruker databehandlere til å lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn det som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.
4 LAGRINGSSTED
Vi lagrer personopplysningene på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.
5 LAGRINGSTID OG SLETTING
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter, for eksempel plikter etter regnskaps- og bokføringsloven.
Kontaktinformasjon og andre personopplysninger vil så langt mulig holdes oppdatert og korrekt, og slettes når de ikke lenger er relevant.
Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke vil slettes når samtykket opphører eller trekkes tilbake, med mindre det følger av lovkrav eller andre behandlingsgrunnlag at vi likevel må beholde de aktuelle opplysningene en viss tid. Dine personopplysninger knyttet til interesseliste slettes når vi er kjent med at din interesse har opphørt, eller når vi ikke vet om interessen har opphørt senest to år etter at vi har hørt noe fra deg.
Kameraovervåkningsopptak slettes når det ikke lenger er saklig grunn for oppbevaring. Lagringstiden er satt til syv dager, hvorpå opptakene slettes automatisk, men opptakene kan likevel oppbevares inntil 30 dager dersom det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker.
Oppbevaring av anonymiserte opplysninger er ikke gjenstand for ovennevnte tidsbegrensninger eller slettekrav.
6 BESKYTTELSE OG INFORMASJONSSIKKERHET
Beskyttelse av dine personopplysninger er en høyt prioritert oppgave for oss, og vi arbeider kontinuerlig for å beskytte personopplysninger og annen konfidensiell informasjon. Vårt sikkerhetsarbeid omfatter både fysiske, tekniske og administrative tiltak. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om våre retningslinjer og rutiner for personvern.
Sikkerhetsarbeidet innebærer også at vi jevnlig gjennomgår ulike faktorer som risikoeksponering, tilgjengelig teknologi, forretningsbehov og lovkrav. Dette skal sikre at vi til enhver tid har tilstrekkelige sikkerhetstiltak, blant annet for å unngå at personopplysninger kommer på avveie.
7 DINE RETTIGHETER
Du har følgende rettigheter med hensyn til de personopplysninger vi behandler om deg:
- Innsyn: Du kan be om å få vite hvilke personopplysninger vi har registrert om deg
- Korrigering: Du har rett til å få feil, ufullstendige eller irrelevante opplysninger om deg korrigert
- Begrensning av behandlingen: Du kan kreve at vi begrenser vår behandling av dine personopplysninger
- Trekke tilbake samtykke: Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke til vår behandling av dine personopplysninger
- Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert personopplysningene du har gitt til oss i et format som kan overføres til en annen virksomhet
- Sletting: Du kan kreve at vi sletter personopplysninger vi har lagret om deg uten opphold
- Informasjon ved brudd på personopplysningssikkerheten: Hvis et brudd på personopplysningssikkerheten medfører høy risiko for dine rettigheter og friheter, plikter vi å varsle deg.
For å utøve dine rettigheter kan du ta kontakt med oss som beskrevet nedenfor. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig.
Dersom du mener vår behandling av personopplysninger ikke samsvarer med denne personvernerklæringen eller at vi på annen måte bryter personvernlovgivningen, har du rett til å klage til Datatilsynet. For kontaktinformasjon og nærmere informasjon om klageadgangen, se www.datatilsynet.no.
8 ENDRINGER
Eventuelle endringer i denne personvernerklæringen vil bli publisert på vår nettside.
9 KONTAKTDETALJER
For spørsmål til denne personvernerklæringen eller vår behandling av dine personopplysninger, vennligst kontakt oss ved å bruke følgende kontaktinformasjon:
Bodhotell.no AS v/personvernansvarlig
Adresse: Døvleveien 23, 3170 Sem
Epost: post@bodhotell.no
Tlf: 46190 000